»Izdaj račune« za skupino
Komu, kaj, kdaj, preverite in izdajte. Individualni zneski in popusti članov se upoštevajo sami, količino lahko vzamete iz prisotnosti — ali z »Prisotnim izdaj račun« zaračunate kar s strani dogodka.
Računi, plačila in opomini
Računi za vadnine z UPN QR, uvozom izpiskov in samodejnimi opomini
Vadnino za vse skupine izdate v nekaj korakih. Vsak račun ima UPN QR in sklic, plačila se povežejo z računi iz bančnega izpiska, opomini pa gredo po vašem urniku.
V vseh paketih (davčna blagajna in plačila s kartico: Zlato ali dodatek)
Na kratko
UPN QR in sklic
Račun pride po e-pošti s PDF v priponki. Starš z enim nalogom »Plačaj vse« poravna vse odprte račune — tudi za več otrok.
Bančni izpiski
Uvoz izpiska camt.053 poveže plačila z računi po sklicu, zabeleži delna plačila, preplačila pa prenese v dobroimetje.
Opomini in ponavljajoči računi
Samodejni opomini po stopnjah — urnik v enem stavku in odgovor »Kdo bo dobil opomin naslednjič«. Mesečni računi z obveznim pregledom pred izdajo, tudi po košarici vsakega člana, SEPA po korakih in plačilo na obroke.
Podrobno
Računi in plačila: kaj vse zmore
Izdaja in pošiljanje
- Številka računa in sklic po pravilih ZBS, DDV po stopnjah, popusti in količine.
- Košarica člana: v kartoteki določite, kaj član plača — artikle z dogovorjeno ceno, popustom in količino, tudi brez SEPA. Račune izdate »po košarici vsakega člana«: vsak dobi račun s svojimi postavkami, kdor ima prazno košarico, je izpuščen.
- Storno z razlogom in dobropis; predračuni z lastnim številčenjem.
- Pošiljanje po e-pošti obema staršema ali po SMS s kratko povezavo; vidite, kdo je račun odprl.
- Ponavljajoči računi (mesečno, četrtletno …) z istimi postavkami za vse ali po košarici vsakega člana, s povzetkom v enem stavku, npr. »Vsak mesec 20. ob 8.00 · naslednji račun za 16 plačnikov«, in obvestilom osebju pred vsako izdajo, ki našteje, kdo bo kaj plačal.
- Sprememba cene artikla velja samo za nove dokumente; zgodovina cen je ob artiklu.
Plačila in neplačniki
- Delna plačila, dobroimetje, predplačila in vračila.
- »Neplačniki«: koliko je za plačilo zdaj in od kdaj, pri vsakem plačniku en gumb za naslednji korak (Opomni, Zabeleži plačilo, Razpored obrokov …); »Opomni« vedno najprej vpraša.
- Odprte postavke (IOP), starost dolga in premor opominov za posameznika.
- Plačilo na obroke: en račun, razpored plačil in opomnik šele, ko je obrok res zamujen.
- Družinski zbirnik in »Zbirniki plačil«: en nalog z UPN QR za več odprtih računov, pri vsakem piše, katere račune zajema.
SEPA direktne obremenitve
- Vodeno po korakih: Upnik → Soglasja → Košarice → SEPA plačila → Izvoz za banko; SEPA plačilo se pripravi iz iste košarice člana, po kateri izdajate račune.
- Datum izvedbe se nastavi sam na dan zapadlosti izbranih obrokov; portal opozori, če bi banko bremenili prej.
- Obroke, ki še nimajo računa, pripravite z enim gumbom »Pripravi račune«; izvoz je datoteka SEPA XML za banko.
Za računovodjo
- Izvozi za Minimax, Opal (VOD) in Vasco ter knjiga izdanih računov.
- Neposredna povezava z Minimaxom prek API-ja: izdane in prejete račune prenesete v Minimax brez datoteke XML — konti, zneski in DDV enako kot v izvozu, vsak dokument samo enkrat, po želji samodejno vsako noč.
- Knjiga prejetih računov: račun dobavitelja vnesete, fotografirate ali uvozite kot e-račun eSLOG; izvoz za Minimax, Opal (VOD) in Vasco, za zavezance tudi evidenca odbitka DDV (KPR); z enim klikom postane strošek v pripravi za LPŠ, z računom in potrdilom o plačilu kot dokazilom.
- Računi podjetjem v drugih državah EU in izvoz: na artiklu izberete vrsto dobave, račun natisne pravo klavzulo in ID za DDV kupca, e-račun in izvozi za računovodstvo pa pravo vrsto prometa.
- Mesečni paket ZIP: knjižbe, knjiga računov, odprte postavke in izpiski meseca; računi obdobja tudi kot PDF v enem paketu ZIP.
- Zaklep obdobja — zaključenega meseca nihče več ne spremeni.
- Vloga Računovodja bere knjigo in prevzema izvoze, računov pa ne spreminja. Brez doplačila.
- E-računi eSLOG 2.0 za podjetja, občine in šole, preverjeni po uradni shemi.
Gotovina in kartice (paket Zlato ali dodatek)
- Davčna blagajna FURS z lastnim potrdilom kluba in blagajno z izmeno in dnevnim zaključkom; zavihek »Pogosto« proda najpogostejše postavke z enim dotikom.
- Plačilo s kartico, Apple Pay in Google Pay prek kluba lastnega računa Stripe — denar gre neposredno klubu.
Kaj pravijo uporabniki?
Izkušnje klubov
Neplačnikov je veliko manj kot v preteklosti.
Preberi celotno mnenje
Ko smo pred lansko sezono slišali za vas in pri ŽKD Maribor na hitro videli, kako deluje sistem plačila položnic, smo tudi v OK Maribor hitro vstopili v stik s Spletnim portalom. Odzvali ste se hitro, nam prikazali delovanje portala in nemudoma smo se odločili za sodelovanje. Zaenkrat portal uporabljamo le za pošiljanje položnic za vadnine, nad sistemom smo navdušeni. Neplačnikov je veliko manj kot v preteklosti. Starši so sistem dobro sprejeli, v prihodnje pa bomo zagotovo uporabljali še vaše druge storitve. Hvala vam, vsekakor klubom, ki še ne uporabljajo tega portala, priporočamo, da čimprej stopijo v stik s Spletnim portalom. Mi mu ostajamo zvesti še naprej.
S takim načinom klub prihrani na času, pisarniškem materialu in poštnini.
Preberi celotno mnenje
Spletni portal v klubu uporabljamo že leto in pol. Zaenkrat ga največ uporabljamo za izstavljanje mesečnih računov za vadnino, saj se je ta način preko portala izkazal za najbolj prijaznega za vse uporabnike: za klub, ki na enostaven in hiter način, preko e-pošte, izdaja račune in potem spremlja plačila in pošilja opomine neplačnikom, za starše, ki lahko vsak trenutek z vstopom na portal vidijo svoja plačila, in za računovodstvo, ki preko portala dobiva podatke. S takim načinom klub prihrani na času, pisarniškem materialu in poštnini. Z vstopnim geslom pa lahko greš na portal kjerkoli, na vsakem računalniku. V spletnem portalu imamo shranjeno celo bazo naših članov, prav tako preko portala članom posredujemo obvestila. Tudi naši člani oz. njihovi starši klubu posredujejo sporočilo preko portala. Pohvaliti moram tudi ekipo portala, ki je izredno odzivna in odprta za predloge, upošteva specifike posameznega kluba in izpolni naše želje zelo hitro ter nam pomaga, ko se kje ustavi. Žal portal v našem klubu nekako ni zaživel pri trenerjih, ki bi lahko vsa poročila oddajali na portal in bi tako mi v klubu imeli vse shranjeno na enem mestu. Na tem bomo v našem klubu še gradili v prihodnje. Drugače pa je portal super in ga priporočamo.
Portal je izredno uporaben, kar pa nas je najbolj prepričalo, je to, da so ustvarjalci portala odprti za vse nove predloge in ideje, ki jih neverjetno hitro tudi realizirajo.
Preberi celotno mnenje
Sprva smo Spletni portal uporabljali zaradi izredno urejenega računovodskega sistema (pošiljanje položnic, pregled plačil ...), kasneje pa smo portal začeli uporabljati za vso administracijo, ki jo potrebujemo v klubu (sporočanje članom kluba, vpisi treningov, pregled prisotnosti na treningih). Portal je izredno uporaben, kar pa nas je najbolj prepričalo, je to, da so ustvarjalci portala odprti za vse nove predloge in ideje, ki jih neverjetno hitro tudi realizirajo. Uporabo portala bi priporočala prav vsakemu športnemu klubu, saj ustvarjalci lahko določene specifike portala prilagodijo posameznemu klubu in njihovim potrebam. Veselimo se nadaljnjega sodelovanja in skupnih izzivov!
Vprašanja
Pogosta vprašanja
Ali lahko vsak član plača drugačen znesek?
Da. V kartoteki člana v košarico dodate, kaj plača — artikle z dogovorjeno ceno, popustom in količino, na primer vadnino z družinskim popustom in najem opreme, tudi brez SEPA. Ob izdaji izberete »Po košarici vsakega člana«, enkrat ali samodejno vsak mesec: vsak dobi račun s svojimi postavkami, kdor ima prazno košarico, je izpuščen in naveden v obvestilu pred izdajo. Sprememba cene v ceniku cen v košarici ne spremeni. Na voljo v vseh paketih.
Ali potrebujemo davčno blagajno?
Za nakazila na TRR (UPN QR, SEPA) ne — teh računov ni treba davčno potrjevati. Za gotovino in kartice da: modul Davčna blagajna FURS je v paketih Zlato in Platina, k Bronu ali Srebru stane 90 € na leto + DDV. Klub naloži svoje namensko potrdilo FURS; plačilo s kartico po zakonu šteje kot gotovina.
Ali portal izdaja e-račune?
Da, v vseh paketih. Za račune in dobropise podjetjem, občinam in šolam portal pripravi e-račun eSLOG 2.0 in ga preveri po uradni shemi; prenesete XML ali paket ZIP s PDF in ga oddate v spletni banki ali pri svojem ponudniku. Neposredno pošiljanje prek ponudnika e-računov je v pripravi. Računi članom ostanejo PDF z UPN QR.
Ali lahko v portalu dela naš računovodja?
Da, brez doplačila. Vloga Računovodja bere knjigo računov, plačila in poročila, prevzema izvoze (Minimax, VOD, Vasco) ali račune prenese v Minimax neposredno prek API-ja, mesečni paket in e-račune, vnaša prejete račune in zaklepa obdobje, izdanih računov pa ne spreminja. Računovodja več klubov med njimi preklaplja brez ponovne prijave.
Kdo plača provizijo za plačila s kartico?
Klub poveže svoj račun Stripe in je sam trgovec: denar gre neposredno na klubov račun, Stripe pa svojo provizijo obračuna klubu. Portal privzeto ne doda nobene provizije.
Povezano
Deluje skupaj z
Poglejte, kako deluje na vzorčnem klubu
V preizkusnem okolju z izmišljenimi podatki preizkusite vse funkcije — kot skrbnik, trener, član ali starš.